10.14 塾講師アルバイトの「選び方」の記事を公開しました!

学習塾の受付や事務スタッフの仕事内容とは?どんなスキルが必要?

職種

学習塾の受付でにこやかに生徒を迎えてくれる事務スタッフ。事務スタッフのアルバイトは学生~主婦層まで幅広い年代層の方が活躍できる人気のアルバイトの一つです。講師からも頼られる存在の事務スタッフの仕事内容はどんなものがあるのでしょうか。今回は塾の事務スタッフのアルバイトについて詳しくご紹介します!

塾の事務スタッフの仕事内容とは?

基本的に、学習塾の事務スタッフの仕事内容は、教室運営に関わるサポートや規定のフォーマットへのデータ入力や掲示物等の張り替えなどの事務作業が中心となります。

学習塾の事務スタッフアルバイトの仕事内容の代表的なものとして、「受付業務」「経理業務」「その他事務業務」の3つに分かれます。

受付業務:塾に来た子どもたちや来客を迎える受付や電話応対

塾の受付では、通塾している生徒や保護者、入塾を検討している保護者、配達業者など多くの方が来ます。
授業を受けに来た生徒には明るく挨拶をし、提出物の受け取りや教室への案内等も行います。

教室に来た方が、一番最初に挨拶を交わすのは受付に立つスタッフです。
この時の挨拶の明るさや表情、立ち振る舞い一つが塾全体のイメージを左右します。
「受付」は会社の顏と言われるくらい、本当に重要な業務です。
特に、塾を探している段階の保護者が初めて教室に来た場合、
受付をした人の対応が第一印象として残ることが多く、
印象の良さから入塾を決めてくれる場合もあります。

また、教室にかかってくる電話応対業務もあります。
大半は塾に通っている生徒の保護者からの電話が多いのですが、中には入塾を検討していて質問をしたい保護者もいらっしゃいます。
受付同様に、電話応対でも自分の応対全てが塾全体のイメージに繋がります。
丁寧な受け答えができるように、日頃から礼儀正しい対応ができるように心がけましょう。

経理業務:入塾や成績の入力作業や請求データの作成など

パソコンの入力作業

塾の室内では個人情報を扱うことが多い場所です。
入塾時の生徒の情報や成績の管理データ等、生徒の進路指導を行う上で用いられる情報はパソコン上で管理されることが多いです。
そのため、事務スタッフは生徒情報に関するデータ入力を任されることもあります。
基本的には決まったフォーマットへの入力が多いため、新しいデータを一から全て作ることは滅多にありません。
稀に入塾者の集計や成績等の平均値等を求められることもありますので、エクセルの基礎くらいは身につけておくと良いでしょう。ちなみに、関数としては、四則演算・SUM関数(合計値を出す関数)・AVERAGE関数(平均値を出す関数) が使えると役立ちます。(有名な関数ですので、ぜひ一度は自分で試してみましょう。)

事務業務:講師が授業で使う資料や教室の準備・片付け等

学習塾は入口に受付カウンターや面談ブースがあり、複数の教室が設けられています。事務スタッフのアルバイトの仕事として、各室内の環境を整えたり、使用する資料等の準備を依頼されることもあります。
プリンターの使用方法や郵送物、PCの操作方法等、社会人になっても役立つ知識を実務をこなしながら覚えることができます。
一例として、事務作業の内容をご紹介しましょう。

印刷や郵送のプロフェッショナル!

配布する印刷物のチェックや郵送物の管理

塾で授業中に使う教材や補足資料を生徒に配ったり、保護者向けの資料を用意することがあります。
そのため、学年別の教材管理や印刷部数のチェックを事務スタッフのアルバイトにお願いすることがあります。
郵送物を送る際は、宛名と配布内容に誤りがないか細心の注意を払って対応する必要があります。

掲示物のセンスも磨ける!

教室内の掲示物の作成や張り替え

教室では定期的に掲示物を貼っています。
季節に応じた内容や地域独自の受験情報を生徒に伝える目的があるため、場合によっては掲示物の作成を手伝ってもらうこともあります。
自分が作成した掲示物を生徒たちが興味津々に眺めてくれていると、ちょっとしたやりがいを感じます。

みんなが気持ちよく使える教室に!

授業を行う教室環境の整備

講師へのサポート業務として、チョークやホワイトボードマーカー等、備品の準備・補充等なども事務スタッフが行うこともあります。
たまに授業中の配布物の準備のお手伝いをお願いされることもあります。
また、現在の学習塾ではパソコン操作に加えて、タブレットを用いた業務を行うところもあります。
今は授業のオンライン化が進んでいることもあり、撮影機材の管理や使用するタブレットの充電状況等をチェックするお仕事が含まれることもあります。
機械系については何度か同じ作業を行うと徐々に詳しくなっていきます。
もしかしたら、教室の誰よりも機材の扱いが上手になるかもしれません。

塾講師から頼られる事務スタッフのアルバイト

意外と講師たちが頼りにしているのは事務スタッフです。
備品や印刷で困ったことがあったら事務スタッフさんに聞いてみよう!という話は塾内でよく聞きますが、これは本当だったりします。
講師たちは自分の専門科目については知識豊富なのですが、意外と事務関連になると弱い部分があります。
そんな時こそ、事務スタッフの出番です。
講師たちが授業に専念できるように、温かくいろいろ教えてあげましょう。

塾にいる生徒や講師たちが気持ちよく働ける空間を整えてあげてるんだね。

受付や事務スタッフに求められるスキルは?

塾の事務スタッフになるのに必要なスキルって何だろう?

塾の事務スタッフのアルバイトをするにあたり、求められるスキルを紹介します。

塾の事務スタッフに必要なスキル

大事!
・基本的なパソコン操作スキル
・コミュニケーションスキル
・作業に対する正確さやスピード力

事務スタッフのアルバイトの場合、実は未経験でもOKの学習塾は非常に多いのです。
最低限あると良いのは、3つのスキルです。

基礎的なパソコン操作

多くの求人で目にする『基礎的パソコン操作が可能な方』というフレーズ。
どこまでが『基礎』なのか気になりますよね。

代表的なものとして、
・文字をある程度のスピードで入力できる
・Wordでフォントの使い分けや図の挿入等が出来る
・Excelで四則演算やSUM関数・AVERAGE関数を活用し、表やグラフが作成できる

等が「基礎的」なパソコン操作になります。

アルバイトの職種によって基礎レベルが異なるため、これが必須であると言い切ることはできません。
経理関係が主軸の事務スタッフの場合は、テンキー入力(数字入力)の速度や正確さを求められることもあるんです。
文字入力は最も重要なスキルであるため、塾によってタイピングスピードをチェックする場合もあります。
WEBサイトでもタイピングチェックができるサイトもあるので、まずは自分がどのくらいのレベルであるか試してみても良いでしょう。
少しずつ練習していると徐々にタイピングは早くなります。
キーボードの配列も同時に覚えることができるのでここは頑張ってみましょう。
また、WordやExcelについては本で読むだけで終わりにせず、自分である程度触ってみることをオススメします。

コミュニケーションスキル

塾では来客対応や電話応対など、外部の方とのやり取りが発生するものの、塾内で勤務する教室長や講師、生徒たちとのコミュニケーションも多くなります。
依頼される内容については、きちんと理解した上で対処できるよう質問がしやすいような関係性を保つことが大切です。

業務の正確さとスピード

事務スタッフは任された業務に対して、素早く正確に処理することが求められます。
データ入力を行う際、生徒の個人情報や成績情報など、ミスがあってはならない数値も多々扱います。講師から依頼される印刷や資料作成も、期日までに仕上げなければ生徒たちに迷惑がかかります。
どんなにタイピングが早かったとしても、入力後のデータがミスばかりの状態では全く意味がありません。自分の作業を過信しすぎず、ダブルチェックを行ったり、制作物の意図がきちんと理解できているか事前確認を怠らないようにしましょう。
また、わからないところがある場合、そのまま悩み続けて時間を浪費してはいけません。分からないところはきちんと質問をし、自分の業務に早く取り組めるようにしましょう。

事務スタッフアルバイトの経験を積むことで得られるスキル

事務スタッフに求められるスキルとは別に、次のようなスキルが身につきます。

身につくスキル

・臨機応変な対応力
・物事を先読みして動ける力

学習塾では毎日様々な出来事が起こります。
A君がテキストを忘れてしまったから貸し出ししてほしい、保護者用の配布資料が依頼した数より足りなかった、ホワイトボードの字が消えにくい・・・などなど。
学習塾ならではの環境で起きることですので、とても新鮮かもしれません。
少しずつ慣れてくると助けを求めてくる講師や生徒たちに対し、素早くサポートができるようになります。
また、同じことが起きないように、事前準備を念入りに行ったり、もしかしたらこれが必要かも?という感覚で先回りした行動ができるようになります。

気になったらまずは応募してみよう!

事務スタッフ

事務スタッフと聞くと、机に座りっぱなしのイメージがあるかもしれませんが、塾の事務スタッフの場合は、意外とアクティブに動き回ることが多いようです。
しかし、その業務の先には、事務スタッフの方が準備してくれた資料や揃っている備品に感謝しながら授業をする講師陣や、掲示物を見て新しいことを知る生徒たちがいます。
気づかないうちに、様々な方から感謝されているのが事務スタッフのアルバイトです。
ぜひ、教室には欠かせない存在になってみませんか?

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